Wie bekend is met onze PreFilledForms zal het gebruik ervan vaak als eenvoudig en simpel ervaren. Maar hoe maken we het gebruik van de zogenaamde PFF’s dan nog eenvoudiger? Door gebruik te maken van opgestelde emailtemplates per PFF!

Kort gezegd was het al mogelijk een prefilled form op te stellen en de daarbijhorende responsecode te verzenden naar de eindgebruiker. De responsecode vormt het unieke nummer wat toebehoort aan een specifiek formulier. Communicatie over de specifieke formulieren kon voor een groot deel al ge-automatiseerd worden via intelly/triggers. Nu is het ook mogelijk vanuit het ClixzPlatform om bij status wisselingen van een formulier automatisch mail te versturen. Waarvoor zouden we dit nodig hebben?

Maaltijdvoorzieningen

Een praktisch voorbeeld van één van onze klanten, het CTO(Centrum voor Topsport en Onderwijs). Bij het CTO wordt er gebruik gemaakt van maaltijdvoorzieningen. Sporters geven elke week op welke maaltijd en voor wanneer zij een maaltijd wensen.

Op een vaste dag in de week worden er nieuwe formulieren aangemaakt. De emailtemplates zijn zo opgesteld dat er voor elk nieuwe formulier met de status ‘open’ een email verzonden dient te worden. In de email template staat een begeleidende tekst en een link(responsecode) naar het desbetreffende formulier. Op deze wijze worden er elke week formulieren gegenereerd en verstuurd naar de sporters en kunnen zij op de aangeven momenten genieten van een warme maaltijd!

Andere toepassingen

Andere toepassingen zijn bijvoorbeeld:

  • Mail richting gebruikers voor nieuw formulieren die klaar staan om ingevuld te worden.
  • Mail als een formulier voor het eerst is opgeslagen en dus in behandeling is.
  • Bevestigingsmail voor ingevulde formulieren

Email Templates

Het voordeel van email templates is dat dit met beperkte kennis en tijd is aan te passen. Een begeleidende mail kan bijvoorbeeld gebruikt worden om uw formulieren net wat persoonlijker laten over te komen. Zo kan er met vooraf opgestelde placeholders een formulier helemaal naar wens gemaakt worden. Enkele voorbeelden: een mail meesturen met een persoonlijke aanhef, een (tijdelijke) wens voor feestdagen, een order/opdrachtnummer, Etc.

Kortom met email templates kunnen we gegevens die beschikbaar zijn in het formulier gebruiken om een gepersonaliseerde mail te versturen. Het bovenstaande laat maar een paar mogelijkheden zien er is veel meer mogelijk dan ik hier kwijt kan!