Het aanmaken van de formulieren (oftewel SourceRecords) wordt in de meeste gevallen automatisch op de achtergrond uitgevoerd. Toch was de wens aanwezig om het handmatig aanmaken van SourceRecords ook mogelijk te maken in het platform zelf. In onze versie die deze maand is vrijgegeven is dit nu mogelijk! 

Het handmatig aanmaken van Sourcerecords en dus formulieren was zonder tussenkomst van een beheerder een vrij complexe stap. Hoewel het aanmaken hiervan dus vaak geautomatiseerd was in processen zoals sales of leads bleef de wens aanwezig om dit handmatig te kunnen uitvoeren.

Waarom?
Waarom zou je handmatig een SourceRecord willen aanmaken? Voor processen waarbij standaard een formulier of SourceRecord gebruikt/verstuurd wordt is het in de meeste gevallen niet nodig om een SourceRecord aan te maken. Dit wordt dus al uitgevoerd op de achtergrond. Voor processen waarbij incidenteel een formulier nodig is bied de nieuwe functionaliteit een mooie aanvulling, of voor formulieren die al verzonden zijn maar na aanpassing opnieuw verzonden dienen te worden.

SourceRecords aanmaken in het platform

De eerste methode is beschikbaar vanuit de module PrefilledForms. Via de import functie is het mogelijk naar keuze een nieuwe SourceRecord aan te maken per PrefilledForm. Eventueel is het mogelijk om een KeyValue per SourceRecord op te geven om het desbetreffende formulier later terug te vinden. Dit maakt het aanmaken van formulieren mogelijk met een paar muisklikken.

SourceRecords buiten het platform aanmaken

Naast het aanmaken van Sourcerecords in het platform is het mogelijk om dit nu ook buiten het platform te doen. Waarom? Het kan voorkomen dat niet iedereen die gebruikt wilt maken van Prefilledforms ook daadwerkelijk toegang heeft tot het Platform. Per formulier is aan te geven of dit wel of niet extern aangemaakt mag worden.

Een voorbeeld van het gebruik hiervan is de invoer van klachten. Via de URL wordt er verwezen naar de externe PFF pagina, hier kan de gebruiker kiezen voor welk formulier een nieuwe exemplaar aangemaakt dient te worden, zoals bijvoorbeeld een klacht. Vervolgens wordt het formulier geopend en kan dit naar wens ingevuld worden. Aansluiten hierop wordt er na het invullen van het formulier een mail naar de invuller ter bevestiging verstuurd of voor eventuele latere aanvullingen aan het formulier (functionaliteit PFF emailsjablonen zoals besproken in een eerdere nieuwsbrief).

De nieuwe functionaliteit maakt het dus een stuk makkelijker om formulieren (SourceRecords) aan te maken. Zie je nog kansen om hier gebruik van te maken maar heb je nog vragen over de werking/inrichting neem gerust contact met ons op!