Afgelopen jaar is Kemkens begonnen met het gebruik maken van flowmailer voor onderhoudsaankondigingen. Voorheen werden aankondigingen per brief verstuurd. Met Flowmailer is er een hoop veranderd….

Proces voordat Flowmailer werd gebruikt

Voor het maken van onderhoudsafspraken wordt de planning in een cyclus van 4 weken gepland en gecommuniceerd. Bij het maken van de planning wordt de klant via een brief geïnformeerd. Via de brief werd vermeld op welk tijdstip voor de klant een onderhoudsafspraak is ingepland. Mocht de voorgestelde onderhoudsafspraak voor de klant niet uitkomen is het mogelijk voor de klant om telefonisch contact op te nemen om de afspraak te herplannen.

Flowmailer

De klant informeren ging voorheen in een aantal gevallen nog via de post. Met Flowmailer is hier verandering in gebracht wat meerdere voordelen had:

  1. Verlaging kosten brieven –> aantal bespaarde brieven
  2. Minder telefoontjes KCC –> gemakkelijk doorklikken
  3. E-mailadressen up-to-date houden –> aantal te verwerken bounces
  4. Meer kanalen om klant te bereiken (klanten die brieven niet lezen)
  5. Met de tijd meegaan/uitstraling

Voordelen toegelicht

Het eerder genoemde proces loopt in grote lijnen hetzelfde. In plaats van het sturen van brieven wordt via flowmailer de voorgestelde onderhoudsafspraak via de mail verstuurd. In de mail worden twee opties gegeven; de voorgestelde afspraak wordt bevestigd of kan direct herpland worden. Met de kosten van bijna een €1 per brief kan je voorstellen wat voor besparing dit oplevert. Mocht er geen actie ondernomen worden op de mail wordt er na 72 uur alsnog een brief verstuurd naar de klant.

Het versturen van e-mails bied gelijk een mooie mogelijkheid om de beschikbare e-mailadressen tegen het licht te houden. Wordt een mail gebounced? > actie, het correcte e-mailadres uitvragen. De kracht van flowmailer zit hem in het inzichtelijk maken van de mail communicatie. Met brieven is niet te meten hoeveel brieven niet gelezen worden, met flowmailer kunnen we zien hoeveel mails er verstuurd, ontvangen zijn. Belangrijker is nog dat we kunnen zien hoeveel mensen de mail daadwerkelijk geopend hebben en de link voor het accepteren/herplannen hebben gebruikt.

Tot slot… de meningen zullen erover verdeeld zijn.. maar brieven zijn zo 2019..