Kemkens
Digitalisering van informatie en accorderingsstroom rondom inkoopfacturen

Kemkens is een particulier service & installatiebedrijf met o.a. woningcorporaties (circa 218.000 huishoudens), semi-overheidsinstellingen, Rijksgebouwendiensten en industriële opdrachtgevers als klant voor onder meer lease, koop, huur, onderhoud en meet- & regeltechniek.

Uitdaging
Het interne scan- en accorderingsproces van inkoopfacturen verloopt ongestructureerd waardoor er vertragingen en fouten ontstaan. Het proces moet gestroomlijnd worden.

Eisen/wensen
Kemkens zoekt een oplossing waarbinnen:

• Facturen kunnen worden gescand en via OCR herkend
• Facturen worden geboekt in Microsoft Dynamics NAV
• Altijd inzichtelijk waar en bij wie facturen zich in het goedkeuringsproces bevinden

Oplossing                                            
Door middel van SharePoint Foundation in combinatie met onze middleware-toepassing en een slimme toepassing van werkstromen, is een geavanceerde oplossing gerealiseerd waarmee facturen worden gescand en grotendeels via OCR herkend. Vervolgens worden ze geboekt in Navision. Dagelijks krijgen alle werknemers per e-mail een overzicht met alle facturen die op hun naam openstaan ter accordering. Zij geven aan of een factuur wel/niet akkoord is waarna deze wordt doorgestuurd naar het ERP-systeem. Een factuur kan ook on-hold worden gezet met de mogelijkheid een collega per e-mail te informeren.

Voordelen

• Efficiënte afwikkeling van het volledige verwerkingsproces van inkoopfacturen van
• Flinke besparingen in tijd en geld in het autorisatieproces en in het zoeken naar inkoopfacturen
• Zeer weinig fouten en vertragingen

Diverse rapportages voorhanden om overzichten uit te draaien van o.a. openstaande facturen (per persoon, per divisie, per contract/project) en geaccordeerde facturen