VGL Construct: DSP, planbord en schouwformulier in één proces
Van DSP-melding tot sanering: bij VGL Construct werken het planbord en het schouwformulier nu volledig samen. Eén melding vanuit de netbeheerder zet automatisch de schouw- en saneringsafspraak klaar. Na de schouw genereert het systeem zelf het rapport, gekoppeld aan de opdracht voor de saneringsploeg. Zo loopt het hele proces, van planning tot uitvoering, via gekoppelde systemen.
Eerste traject waarin naast het DSP en het planbord ook het volledige schouwproces is geïntegreerd.
Eén DSP-melding van de netbeheerder zet automatisch twee afspraken, schouw en sanering, klaar in het planbord.
Zodra een schouwafspraak vaststaat, genereert het systeem automatisch een digitaal schouwformulier.
Het schouwrapport wordt automatisch gekoppeld aan de opdracht in GMF of wordt nagezonden als het project wordt aangemaakt.
Zodra de sanering is ingepland, stuurt het systeem zelf het definitieve planbericht terug naar het DSP.
VGL Construct is een Belgische organisatie die in Nederland actief is in de regio Limburg. In Nederland richt VGL Construct zich uitsluitend op gas: het saneren van gasaansluitingen, een markt die door de energietransitie hard groeit. Voor dit proces was bij meerdere Clixz-klanten, waaronder ASG Technics, al een planbord in gebruik. Bij VGL Construct ging Clixz een stap verder: naast het Digitaal SamenwerkingsPlatform (DSP) en het planbord is ook het schouwproces geïntegreerd, inclusief een digitaal schouwformulier.
Zodra de netbeheerder via het DSP een opdracht voor het verwijderen van een gasaansluiting indient, pakt de middleware van Clixz dit automatisch op. Er worden direct twee afspraken in het planbord klaargezet: een schouw en de daadwerkelijke sanering. De klant maakt via de planning van VGL Construct of via de schouwer een afspraak, waarna automatisch een digitaal schouwformulier wordt gegenereerd. Als het project al bestaat, wordt het pdf-rapport na de schouw direct gekoppeld aan de opdracht in GMF (GoMap Forms), de field service app van de saneringsploeg. Bestaat het project nog niet, dan wordt het rapport nagezonden zodra het project is aangemaakt. Zodra de sanering is ingepland, stuurt het systeem automatisch een definitief planbericht terug naar het DSP. Zo werken planproces, schouwproces en operationeel proces naadloos samen, in plaats van als losse stappen.
De uitdaging
VGL Construct verwijdert in Nederland gasaansluitingen in opdracht van netbeheerders, een opgave die door de energietransitie snel groeit. Een sanering doorloopt meerdere stappen: schouwen, plannen en uitvoeren, met verschillende betrokkenen (schouwer, saneringsploeg, klant) en systemen. Bij andere klanten staat het planbord inmiddels op zichzelf goed. Voor VGL Construct lag de opgave breder: niet alleen de planning digitaliseren, maar het hele traject vanaf de DSP-melding tot en met de sanering als één geheel laten werken, zonder dat medewerkers gegevens dubbel moeten invoeren of documenten handmatig moeten doorzetten.
De oplossing
Clixz heeft voor VGL Construct het DSP, het planbord en het schouwproces met elkaar verbonden:
- De netbeheerder initieert via het DSP een opdracht voor het verwijderen van een gasaansluiting op een specifiek adres. Het adres ontvangt een brief met de mededeling dat er binnenkort een sanering plaatsvindt.
- De middleware van Clixz pakt het binnengekomen DSP-bericht automatisch op. Dit is de trigger om twee afspraken in het planbord klaar te zetten: een schouw en de sanering. Het definitief inplannen gebeurt op twee manieren. De klant neemt contact op met VGL Construct via de contactgegevens uit de brief, of de schouwer gaat langs en plant de schouwafspraak direct ter plekke als dat nog niet is gebeurd.
- Zodra de schouwafspraak definitief is, genereert het systeem automatisch een digitaal schouwformulier. Hiermee kan de schouwer de situatie op het adres vastleggen.
- Na het voltooien van de schouw wordt automatisch een pdf-rapport gegenereerd. Als het project al bestaat, wordt dit direct gekoppeld aan de opdracht in GMF, de field service app van de saneringsploeg. Bestaat het project nog niet, dan wordt het rapport nagezonden zodra het project is aangemaakt.
- Zodra de sanering is ingepland (door schouwer of klant) stuurt het systeem automatisch een definitief planbericht terug naar het DSP.
- Bij de uitvoering van de sanering gebruikt de ploeg het schouwrapport als begeleidingsformulier.
Wat dit traject onderscheidt
Bij meerdere klanten staat het planbord inmiddels op zichzelf goed. Bij VGL Construct is de uitzondering dat óók het schouwformulier volledig is geïntegreerd. Dat maakt dit een van de meest holistische implementaties tot nu toe: van de eerste melding vanuit de netbeheerder tot en met de afronding van de sanering loopt alles via gekoppelde systemen, zonder handmatige overdracht tussen schouw, planning en uitvoering.
Succesfactoren
Doordat elke stap automatisch de volgende in gang zet, hoeft niemand gegevens over te typen tussen DSP, planbord, schouwformulier en GMF. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. VGL Construct houdt bovendien grip op elke fase: van de eerste melding tot het moment dat de saneringsploeg met het juiste rapport op locatie staat.
Vooruitblik
Software helpt een organisatie pas écht wanneer het applicatielandschap als één geheel samenwerkt en je grip houdt op de prestaties van al je processen. Dit traject bij VGL Construct laat zien hoe planproces, schouwproces en operationeel proces door integratie optimaal op elkaar aansluiten.
