Foster-Gamko stroomlijnt B2B-aanvragen met klantportaal en ERP-koppeling

Voor Foster-Gamko, specialist in professionele koelingen voor de horeca, realiseerden we een oplossing om het aanvraagproces voor producten en onderdelen slimmer en efficiënter in te richten. Waar aanvragen voorheen telefonisch binnenkwamen en vervolgens via meerdere interne schakels verwerkt moesten worden, kunnen klanten nu zelf bestellingen plaatsen in een online omgeving.

Clixz verzorgde binnen dit project de integratielaag tussen het portaal en Navision, zodat klantgegevens, toegangsrechten en bestellingen automatisch verwerkt worden in het ERP. Het resultaat is een sneller, schaalbaarder en gebruiksvriendelijker proces voor zowel Foster-Gamko als haar klanten.

Klanten bestellen zelf in het portaal

Franchisenemers kunnen producten en onderdelen zelfstandig aanvragen, zonder tussenkomst van telefonie of handmatige intake.

Navision stuurt toegang en catalogus aan

Klantdata, toegangsrechten en beschikbare producten worden automatisch vanuit Navision aangeleverd aan het portaal.

Minder schakels in het aanvraagproces

Een proces met telefonie, beoordeling en planning is vervangen door een directe digitale route richting ERP-verwerking.

Orders gaan automatisch naar het ERP

Bestellingen uit het portaal worden als salesorder via de Clixz webservice doorgestuurd naar Navision voor interne afhandeling.

Actuele klant- en contractgegevens

De middleware haalt periodiek klantgegevens op uit Navision, zodat toegang en gegevens in het portaal actueel blijven.

Achtergrond

Foster-Gamko is al 65 jaar een begrip op het gebied van professionele koelingen voor de horeca. Vanuit Etten-Leur ontwikkelt, produceert, levert en onderhoudt Foster-Gamko koelsystemen voor onder andere cafés, restaurants, hotels en recreatiebedrijven. Naast levering van apparatuur speelt ook service en onderhoud een belangrijke rol binnen de dienstverlening van Foster-Gamko.

Binnen die praktijk ontstond een duidelijke digitaliseringsvraag. Wanneer een klant, zoals bijvoorbeeld een franchisenemer, een nieuw onderdeel of product nodig had, verliep dat proces grotendeels telefonisch. De facilitair manager nam contact op met Foster-Gamko, waarna intern een opdracht werd aangemaakt die vervolgens beoordeeld, gepland en verder verwerkt moest worden. Een proces met veel schakels dus, en daarmee ook meer kans op vertraging of onnodig handwerk.

De uitdaging

Voor relatief eenvoudige aanvragen waren voorheen meerdere stappen en (menselijke) schakels nodig voordat een aanvraag op de juiste plek binnen de organisatie terechtkwam. Dat kost tijd, vraagt afstemming en maakt het proces minder schaalbaar. Omdat het om mensenwerk gaat, bestond hier ook het risico op (invoer) fouten.

Foster-Gamko wilde daarom samen met Clixz en een externe partij een oplossing ontwikkelen waarmee klanten eenvoudiger zelf aanvragen kunnen indienen, terwijl de interne verwerking goed blijft aansluiten op de bestaande ERP-processen.

De oplossing

De nieuwe oplossing bestaat uit een visueel B2B-klantportaal, ontwikkeld in KickSaaS, waarin klanten zelf producten of onderdelen kunnen aanvragen. Functioneel beheer van dit portaal, zoals gebruikerstoegang en de beschikbare productcatalogus, wordt gevoed vanuit Navision.

Hier komt de rol van Clixz als digitale bruggenbouwer duidelijk naar voren. Wij realiseerden de koppeling tussen het portaal en het ERP, zodat gegevens betrouwbaar, automatisch en op het juiste moment worden uitgewisseld.

Hoe werkt het?

Iedere 10 minuten haalt de middleware klantgegevens op uit Navision. Denk daarbij aan contractinformatie en e-mailadressen. Op basis van die gegevens wordt bepaald welke klant recht heeft op toegang tot het portaal.

Wanneer een klant toegang moet krijgen, ontvangt deze automatisch een uitnodigingsmail. Via de link in die mail kan de gebruiker een wachtwoord instellen en het account activeren. Daarna kan de klant inloggen in het portaal.

Het bestelproces werkt vervolgens als volgt:

De klant logt in met het bij Foster-Gamko bekende e-mailadres
In het portaal selecteert de klant de juiste producten of onderdelen
De klant rondt de bestelling af en voltooit de betaling
De aanvraag wordt als sales order verstuurd naar de Clixz webservice
De webservice zet de sales order door naar Navision
Vanuit het ERP kan Foster-Gamko de verdere verwerking oppakken, bijvoorbeeld via magazijn of planning

Binnen dit project liep de scope tot en met de verwerking in het ERP.

Waarom deze oplossing waardevol is

Met deze oplossing is een proces met veel handmatige schakels veranderd in een veel directere digitale keten. Klanten kunnen zelfstandig aanvragen indienen, terwijl Foster-Gamko grip houdt op toegang, catalogus en orderverwerking vanuit het bestaande ERP-landschap.

Dat levert voordelen op voor beide kanten. Voor klanten betekent het meer gebruiksgemak en minder afhankelijkheid van telefonische afhandeling. Voor Foster-Gamko betekent het minder handmatig werk aan de voorkant en een proces dat beter aansluit op de interne organisatie.

Clixz als integratiepartner

Dit project laat goed zien waar onze kracht ligt. Niet alleen in het bouwen van koppelingen, maar vooral in het logisch laten samenwerken van portalen, processen en backoffice-systemen. Precies daar maken we als digitale bruggenbouwers het verschil.