Clixz zet Output Management in bij Teeuwissen
Als u onze nieuwsbrief vaker leest zult u niet onbekend zijn met Output Management, kortweg ook wel OPM. We gebruiken OPM om brondata uit bijvoorbeeld een ERP, CRM of ander zakelijk pakket om te zetten naar een e-mail, PDF of ander bruikbaar doeldocument.
Zo hebben we OPM ook ingezet bij Teeuwissen Rioolreiniging B.V. Teeuwissen is onze klant die al ruim 50 jaar een begrip is op het gebied van reiniging, aanleg, onderhoud en inspectie van o.a. riolering en rioolgemalen. Teeuwissen voert hiernaast ook inspecties uit bij haar klanten bij onder andere pompinstallaties. Uit deze inspecties komen rapportages voort die worden overlegd aan de klant. Aan Clixz is gevraagd of we dit proces kunnen digitaliseren en stroomlijnen. Uiteraard hebben we dit gedaan en daar vertellen we u in dit nieuwsbriefartikel graag meer over.
Inspectierapporten
Het proces start bij het afronden van een inspectie aan bijvoorbeeld een rioolgemaal of pompinstallatie van een klant van Teeuwissen. De medewerkers van Teeuwissen vullen alle uitgevoerde werkzaamheden en gegevens in via hun mobiele device. Deze gegevens worden vervolgens opgehaald door onze middleware, doorgezet naar het ERP en verwerkt in een PDF zoals u hieronder kunt zien.
In deze PDF staan alle gegevens die voor de klant van belang zijn wat betreft de inspectie. Daaronder vallen bijvoorbeeld de locatie, de staat van onderdelen en componenten en of er onderdelen zijn vervangen of onderhoud is uitgevoerd (of juist berekeningen uitgevoerd voor de bepalingen daarvan). Daarnaast worden er door de medewerkers van Teeuwissen foto’s gemaakt van de verschillende componenten zoals de buitenkast, elektrische installatie en uiteraard de pomp zelf. Deze foto’s komen ook mee in de PDF zodat er een volledig beeld is van het uitgevoerde onderhoud.
Als de PDF is gegenereerd wordt deze per mail verstuurd naar de klant, die vervolgens een mail ontvangt die er als volgt uitziet:
Begeleidingsbrieven en werkbonnen
Naast de inzet van OPM voor diverse inspectierapporten wordt OPM tevens ingezet bij het genereren van begeleidingsbrieven en werkbonnen. Voorheen werd dit nog handmatig gedaan met matrixprinters maar dankzij de inzet van OPM is dit geautomatiseerd. Een begeleidingsbrief is een verplicht document voor het vervoeren van bepaalde afvalstoffen. In dit document staan gegevens over o.a. het soort afval, de hoeveelheid en de bestemming ervan. Het proces voor het genereren van dit document is ongeveer hetzelfde als voor het genereren van een pompinspectierapport.
Soms is een begeleidingsbrief niet nodig, in dat geval wordt er een werkbon aangemaakt. Uiteraard is ook de werkbon geautomatiseerd en gedigitaliseerd.
Benieuwd naar wat we voor uw organisatie kunnen betekenen op het gebied van Output Management of nieuwsgierig naar wat we nog meer voor u kunnen betekenen? Neem contact met ons op!
