Grip op leren en kwalificaties: Koppeling tussen ERP en LMS voor Van Vulpen
Voor Van Vulpen realiseerden we een koppeling tussen het ERP (PROQS) en het Learning Management System of LMS (StudyTube). Met het ERP als basis voor user management worden gebruikers, teams én managers automatisch aangemaakt in het LMS en updates worden vanuit het ERP gesynchroniseerd naar het LMS. Voor kwalificaties en certificaten worden gegevens vanuit beide systemen gesynchroniseerd. Zo ontstaat één gestroomlijnd proces voor leren, compliance en ontwikkeling.
Centraal gebruikersmanagement vanuit het ERP
Medewerkers worden opgehaald uit het ERP en automatisch aangemaakt in het LMS, inclusief relevante gebruikersgegevens en rechten.
Managers krijgen inzicht in teamvoortgang
Managers worden automatisch gekoppeld aan het juiste team binnen het LMS. Zo krijgen managers inzicht in de ontwikkeling en voortgang van hun team.
Teamwissels worden synchroon bijgewerkt
Verandert iemands team in het ERP, dan wordt die wijziging automatisch doorgezet naar het LMS voor een actueel leerlandschap.
Kwalificaties en certificaten blijven actueel
Bestaande en nieuwe kwalificaties en certificaten worden tussen het ERP en het LMS gesynchroniseerd zodat data up-to-date blijft.
Learning Management binnen de ondergrondse Infrastructuur
Van Vulpen is een Nederlandse specialist in ondergrondse infrastructuur en werkt aan kabels, leidingen en gestuurd boren. Met hun focus op procesgestuurd werken, veiligheid, duurzaamheid en de energietransitie is het belangrijk dat medewerkers beschikken over de juiste opleidingen, kwalificaties en certificeringen.
Voor interne opleidingen en cursussen gebruikt Van Vulpen StudyTube als Learning Management System. Dit LMS wordt bijvoorbeeld ingezet voor werkvergunningstrajecten, bewustwordingstrainingen of cursussen voor professionele groei en ontwikkeling. Tegelijkertijd wordt het ERP gebruikt voor het beheer van personeels- en kwalificatiedata. Door die gegevens handmatig tussen systemen te onderhouden, ontstaat al snel extra beheerlast en risico op verouderde informatie.
Zodoende ontstond de behoefte aan een koppeling tussen het ERP en het LMS, zodat medewerkers centraal beheerd kunnen worden vanuit het ERP en leer- en kwalificatiegegevens automatisch actueel blijven.
De koppeling
Clixz realiseerde een koppeling tussen het ERP en het LMS waarin user management, teams en kwalificaties automatisch worden gesynchroniseerd.
Vanuit het ERP worden medewerkers centraal beheerd, inclusief gegevens zoals indienstdatum, rollen, rechten en contracttype. Op basis van deze gegevens wordt voor medewerkers met contracttype vast automatisch een account aangemaakt in het LMS.
Binnen deze groep worden ook managers herkend. Wanneer iemand manager is, wordt deze persoon in het LMS gekoppeld als verantwoordelijke voor een team. Zo ontstaat direct inzicht in de voortgang van het team en kunnen managers gericht aansturen of bijsturen. Ook teamwissels worden meegenomen: verandert het team in het ERP, dan wordt deze wijziging gesynchroniseerd naar het LMS.
Daarnaast worden kwalificaties vanuit het ERP ontsloten richting het LMS. Bij die kwalificaties horen certificaten in pdf-formaat. Deze worden via de Clixz stagingomgeving verwerkt en gekoppeld aan de juiste persoon in het LMS. Ook de terugweg is ingericht: behaalt iemand in het LMS een nieuw certificaat via een cursus, dan wordt deze informatie weer teruggesynchroniseerd. Zo blijven beide systemen actueel.
Het resultaat
Met deze koppeling beschikt Van Vulpen over een slimmer en consistenter proces voor leren, kwalificaties en certificaatbeheer. Medewerkers en managers hoeven niet handmatig in meerdere systemen beheerd te worden en wijzigingen worden automatisch doorgezet.
Dat levert tijdswinst op, verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Voor een organisatie waarin veiligheid, ontwikkeling en procesmatig werken centraal staan, vormt deze integratie een stevige basis voor verdere professionalisering.
