Efficiënter plannen met minder druk: APK optimaliseert planproces met planbord én bulkplanning

Van handmatig plannen in Excel naar overzicht, grip en rust op de werkvloer

APK is actief in de uitvoering van projecten binnen de ondergrondse infra, zoals gas-, water- en elektrawerken. Vanwege de handmatige planningsaanpak lagen er in dit proces veel kansen voor verbetering en automatisering – en zo’n uitdaging ligt precies in ons straatje.

Samen met Clixz is een belangrijke optimalisatieslag gemaakt: de introductie van een geautomatiseerd, overzichtelijk planproces met ruimte voor bulkplanning en klantgerichte communicatie.

Stappen voorafgaand aan het planproces: van Aanvraag tot Opdracht

Het planproces is geïntegreerd met Syndesi, het ERP-systeem van APK. Het proces begint met een aantal voorbereidingsstappen. Aan deze stappen heeft Clixz geen aanpassingen gedaan, maar ze vormen wél de basis voor het vernieuwde proces.

Stap 1: Opdracht komt binnen vanuit DSP. Een project wordt vaak geïnitieerd met een opdracht vanuit het DSP. Deze wordt automatisch ingelezen in Syndesi, waardoor handmatige invoer overbodig wordt.

Stap 2: Schouwfase (fase 2). Een project start met een schouw. Deze fase valt nu buiten de scope van dit project, maar is reeds voorzien op de roadmap voor een volgende fase.

Stap 3: Aanmaak opdracht tot uitvoering. Na de schouw wordt in het ERP een opdracht tot uitvoering aangemaakt, inclusief alle relevante gegevens voor de uitvoering.

Vernieuwing van het planproces: een digitaal planbord én plannen in bulk

Na stap drie vindt het daadwerkelijke planproces plaats, waar we met het digitale planbord een grote optimalisatieslag wisten te maken.

Stap 4: Efficiënt plannen in het digitale Planbord. Clixz heeft de koppeling tussen het ERP en het digitale planbord gerealiseerd. Met het digitale planbord beschiken de planners bij APK nu over een centraal overzicht waar opdrachten automatisch verschijnen, inclusief alle parameters die nodig zijn voor een efficiënte planning. Denk bijvoorbeeld aan:

• Duur van de opdracht
• Benodigde vaardigheden
• Discipline (gas, water of elektra)
• Ordertype (sanering, verwijdering, aansluiting)

Ook hebben planners nu de mogelijkheid om orders in bulk te plannen. Hierbij worden meerdere orders tegelijk zo efficiënt mogelijk ingepland en worden de juiste ploegen en middelen – op basis van beschikbaarheid en andere vereisten – automatisch toegewezen. Dat scheelt enorm!

“Met het planbord kunnen meerdere orders tegelijkertijd worden ingepland. Ook worden direct de juiste ploegen en middelen – op basis van beschikbaarheid en andere vereisten – automatisch toegewezen. Dat scheelt enorm!”

Stap 5: Geautomatiseerde communicatie richting de klant. Na het inplannen van de opdracht ontvangt de klant een gepersonaliseerde e-mail met een voorstel voor een uitvoeringsdatum. Deze communicatie is afgestemd op de stijl en tone-of-voice van APK, zodat de klant een professionele en herkenbare ervaring heeft.