Gebundelde rapportages op projectniveau exporteren naar PDF vanuit PowerBI

Waarom is deze oplossing waardevol?

Lenferink voert renovaties uit aan woningen en utiliteitscomplexen in Noordoost-Nederland. Bij zulke projecten zijn inspecties cruciaal: ze vormen de basis voor renovatiepunten, projectvoortgang en verantwoording. Inspecties worden op adresniveau vastgelegd via MoreApp, waarna automatisch PDF’s in SharePoint belanden.

Omdat projecten veel adressen hebben (en adressen meerdere inspecties kunnen krijgen), ontstaan er al snel tientallen tot honderden PDF’s per project. Zeker bij projectafronding of audits leverde dat onnodig zoekwerk op.

Samen met Lenferink realiseerden we daarom een uitbreiding op hun bestaande Power BI dashboard: een knop waarmee gebruikers één gebundelde PDF op projectniveau kunnen genereren en ontvangen — on-demand, overzichtelijk en zonder handmatig zoek- en downloadwerk.

De uitdaging

Lenferink richt zich op het renoveren van wooncomplexen en woonwijken binnen verschillende regio’s in Nederland. Bij deze renovatieprojecten horen inspectiemomenten, om de voortgang en bijbehorende inspecties van het project op adresniveau vast te leggen.

Deze inspecties worden uitgevoerd met inspectieformulieren in de MoreApp en worden per adres ingevuld. Deze output wordt verwerkt naar PDF-bestanden, die vervolgens in SharePoint-mappen worden opgeslagen als projectdocumentatie.

In grote projecten betekent “adresniveau” al snel:

• Tientallen tot honderden adressen per project + Meerdere inspecties per adres = Grote hoeveelheden PDF’s.

In situaties zoals projectafronding of tussentijdse controles moest Lenferink alle relevante registraties op projectniveau kunnen bundelen. Dat resulteerde in veel handwerk: zoeken, downloaden, ordenen en samenvoegen. Vanuit die situatie ontstond een vraag voor optimalisatie waar wij als enthousiaste nerds natuurlijk niet van terugdeinzen.

De oplossing

Lenferink werkte al met een Power BI dashboard waarin registratiegegevens per project gebundeld en inzichtelijk waren. Clixz heeft hierop een extra capability toegevoegd:

• In het dashboard kan de gebruiker nu een export aanvragen van één PDF op projectniveau.
• Na het klikken op de knop wordt er automatisch een gebundelde project-PDF gegenereerd.
• De gebruiker ontvangt het resultaat via e-mail als URL (gekoppeld aan het e-mailadres van de ingelogde Power BI gebruiker).

Zo kan Lenferink op elk gewenst moment een complete samenvatting maken van alle registraties binnen een project — zonder handmatig te “PDF-jagen”.

Functioneel: Wat gebeurt er voor de gebruiker?

1. De gebruiker opent het Power BI dashboard en selecteert het juiste project.
2. De gebruiker klikt op “Genereer project-PDF” (exportknop).
3. Het systeem verzamelt automatisch alle relevante inspectie-PDF’s die bij het project horen.
4. De gebruiker ontvangt een e-mail met een URL naar de gebundelde PDF.

Resultaat: één deelbaar, projectbreed document voor afronding, overdracht of audit.

Technisch: Voor de nerds

De oplossing is ingericht binnen het Microsoft Power Platform met een geautomatiseerde flow:

1. Gebruiker start proces
   • De gebruiker start het proces met een klik op de exportknop binnen het PowerBI dashboard.
2. PowerAutomate Flow
   • Met de knop wordt een PowerAutomate flow in gang gezet, die een list item aanmaakt binnen Sharepoint Lists.
3. Proces binnen de Logic App
   • De LogicApp registreert deze nieuwe lijst en start een geautomatiseerd proces.
   • Deze Logic App verzamelt de relevante PDF’s op uit de MoreApp-omgeving.
   • Tijdelijke opslag (staging)
     • De bestanden worden tijdelijk opgeslagen in een staging-omgeving om verwerking beheersbaar te maken.
   • Conversie en samenvoegen via ConvertAPI
     • De PDF’s worden aangeboden aan ConvertAPI voor verwerking:
       • verwijderen van voorbladen uit de losse PDF’s,
       • toevoegen van één custom (Clixz/Lenferink) voorblad,
       • daarna: mergen tot één totale project-PDF.
   • Output als tijdelijke URL (bewuste keuze)
     • ConvertAPI levert een URL naar het samengestelde PDF-bestand.
     • Dit bestand is tijdelijk beschikbaar. Dat is bewust:
       • aanvragen zijn vaak on-demand (niet continu nodig),
       • de bestanden kunnen honderden pagina’s bevatten,
       • permanent opslaan in SharePoint zou onnodige opslag en vervuiling van documentstructuren opleveren.
   • E-mail naar aanvrager
     • De aanvrager ontvangt automatisch een e-mail met de URL.
     • Het e-mailadres wordt bepaald op basis van de ingelogde Power BI gebruiker.

Clixz als digitale kameleon

Dit project laat mooi zien dat we ons niet beperken tot “alleen middleware”. Natuurlijk blijven integraties en connectoren onze kern — maar steeds vaker combineren we dat met slimme Azure- en Microsoft Power Platform-oplossingen die processen echt afmaken in de praktijk.

Waar onze kracht zit:

• API-kennis en integratie-denken: we snappen hoe databronnen, permissies, volumes en foutafhandeling samenkomen.
• Workflow-automatisering: Logic Apps / Power Platform inzetten waar het logisch is (en niet omdat het “hip” is).
• Pragmatische architectuurkeuzes: zoals tijdelijke output i.p.v. nóg meer opslag in SharePoint.
• Eén team dat het end-to-end regelt: van functionele wens tot technische implementatie, zonder doorschuiven tussen leveranciers.

Zo breiden we onze “gereedschapskist” steeds verder uit én kunnen we flexibeler meebewegen met vragen die net buiten de standaard integratiebox vallen, maar wel enorme impact hebben op dagelijks werk.