Onderhoud Enschede BV verzorgt met 275 medewerkers in opdracht van de gemeente het onderhoud en de aanleg van openbare ruimtes van Enschede. De planning en uitvoering van de werkzaamheden werden eerst handmatig en middels papieren werkbonnen geregistreerd. Om dit proces efficiënter in te richten, koos Onderhoud Enschede voor het digitale planbord van Clixz en de buitendienst software van Sigmax.

Slim Melden

Inwoners van de gemeente Enschede melden onveilige situaties of defecten in de buurt via de website of mobiele applicatie van Slim Melden. Op een digitale kaart worden relevante objecten binnen de gemeente getoond, zoals bushaltes, openbare verlichting en speeltoestellen. Een inwoner kiest via deze kaart eenvoudig een object voor het aanmaken van een melding, waardoor automatisch de coördinaten en andere kenmerken bekend worden bij de Gemeente Enschede. Naast de vaste objecten, kan er voor elke willekeurige locatie een melding gedaan worden, bijvoorbeeld van graffiti of zwerfvuil.

Omslachtige verwerking van meldingen

Hoofduitvoerder Civiel William Bos vertelt: “Voorheen werden alle meldingen in Slim Melden beoordeeld door een medewerker van de gemeente en naar ons gemaild. Het inplannen van deze meldingen werd vervolgens handmatig gedaan en de papieren werkbon werd meegegeven aan buitendienstmedewerkers. De werkbonnen werden aan het einde van de dag ingeleverd en de gewerkte uren werden handmatig ingevoerd in Excel en ons boekhoudsysteem voor facturatie. Dit was absoluut geen efficiënt proces en bovendien kwam het geregeld voor dat werkbonnen kwijtraakten of onleesbaar waren”.

Papieren werkbonnen

Om zowel de planning als de afhandeling van de meldingen te digitaliseren koos Onderhoud Enschede voor de combinatie van Sigmax en Clixz. Middels een koppeling met Slim Melden worden meldingen nu automatisch ingepland via het planbord van Clixz. Hierbij wordt het type melding automatisch gecategoriseerd en ingedeeld bij de juiste ploeg. De buitendienstmedewerkers van Onderhoud Enschede zien via Connect, de mobiele werkbon applicatie van Sigmax, welke meldingen er zijn en hebben op die manier alle benodigde informatie bij de hand.

“De buitendienstmedewerkers kregen voorheen ‘s ochtends papieren werkbonnen mee waarop de meldingen stonden. Hierop vulden ze dan het aantal gewerkte uren en de verbruikte materialen in. Als er tussentijds een spoedmelding kwam, moest de buitendienstmedewerker eerst weer naar kantoor komen om een papieren werkbon op te halen. Hierdoor ging veel kostbare tijd verloren”, aldus Bos.

Innovatieve manier van werken

Tegenwoordig worden meldingen op de meest efficiënte manier ingepland en werkt de buitendienst geheel digitaal. William vertelt: “In Connect zien buitendienstmedewerkers alle meldingen die ingepland staan voor die dag inclusief bijbehorende details. Daarnaast registreren ze het aantal gewerkte uren, het verbruikte materieel en maken ze foto’s van de situaties. Doordat deze informatie nu digitaal en op één centrale plek wordt verzameld gaat de facturatie sneller en doen we meer meldingen per dag. Bovendien kun je via het planbord de voortgang van alle meldingen zien.”

Korte lijnen

Over de samenwerking met Clixz en Sigmax is de Hoofduitvoerder Civiel tevreden: “De lijnen zijn kort en het is prettig om vaste contactpersonen te hebben. De consultants kennen onze processen goed en vertalen dit naar een configuratie die perfect aansluit”, aldus Bos.

Onderhoud Enschede heeft inmiddels meer dan 5000 meldingen succesvol afgerond via het nieuwe planbord en Connect. Bos: “We zijn al tevreden met de digitaliseringsslag die we hebben gemaakt. De komende maanden gaan we samen met Clixz en Sigmax de urenboekingen buiten werktijd en de koppeling met het boekhoudsysteem verder optimaliseren.”

In de nieuwsbrief van november van vorig jaar hebben we u verteld dat Clixz is begonnen aan het implementeren van de informatiebeveiligingsmaatregelen die ISO 27001 voorschrijft, om zo een certificaat te kunnen behalen. In deze nieuwsbrief willen we u daar over bijpraten.

De afgelopen maanden hebben we alle eisen in kaart gebracht en deze geprojecteerd op Clixz. Zo hebben we een gewenste situatie geschetst en zijn we aan de slag gegaan met het schrijven van de documentatie en de procedures. Eind maart hebben we een eerste finale versie van de documentatie en de procedures afgerond. In gesprekken met een gecertificeerde auditor hebben we gekeken naar de beste vervolgstappen voor Clixz wat betreft de certificering.

In overleg heeft Clixz gekozen voor een Third Party Memorandum (TPM). Een TPM gaat in op een subset van ISO 27001-beheersmaatregelen die relevant zijn voor de Clixz organisatie en haar klanten. De komende tijd gaat Clixz onderzoek doen naar de best passende subset beheersmaatregelen en daar zal Clixz officieel op geaudit worden. Als Clixz die test doorstaan heeft komt Clixz in aanmerking voor het TPM-certificaat.

Uiteraard zullen we u in een volgende nieuwsbrief weer een update geven!