Onderhoud Enschede BV verzorgt met 275 medewerkers in opdracht van de gemeente het onderhoud en de aanleg van openbare ruimtes van Enschede. De planning en uitvoering van de werkzaamheden werden eerst handmatig en middels papieren werkbonnen geregistreerd. Om dit proces efficiënter in te richten, koos Onderhoud Enschede voor het digitale planbord van Clixz en de buitendienst software van Sigmax.

Slim Melden

Inwoners van de gemeente Enschede melden onveilige situaties of defecten in de buurt via de website of mobiele applicatie van Slim Melden. Op een digitale kaart worden relevante objecten binnen de gemeente getoond, zoals bushaltes, openbare verlichting en speeltoestellen. Een inwoner kiest via deze kaart eenvoudig een object voor het aanmaken van een melding, waardoor automatisch de coördinaten en andere kenmerken bekend worden bij de Gemeente Enschede. Naast de vaste objecten, kan er voor elke willekeurige locatie een melding gedaan worden, bijvoorbeeld van graffiti of zwerfvuil.

Omslachtige verwerking van meldingen

Hoofduitvoerder Civiel William Bos vertelt: “Voorheen werden alle meldingen in Slim Melden beoordeeld door een medewerker van de gemeente en naar ons gemaild. Het inplannen van deze meldingen werd vervolgens handmatig gedaan en de papieren werkbon werd meegegeven aan buitendienstmedewerkers. De werkbonnen werden aan het einde van de dag ingeleverd en de gewerkte uren werden handmatig ingevoerd in Excel en ons boekhoudsysteem voor facturatie. Dit was absoluut geen efficiënt proces en bovendien kwam het geregeld voor dat werkbonnen kwijtraakten of onleesbaar waren”.

Papieren werkbonnen

Om zowel de planning als de afhandeling van de meldingen te digitaliseren koos Onderhoud Enschede voor de combinatie van Sigmax en Clixz. Middels een koppeling met Slim Melden worden meldingen nu automatisch ingepland via het planbord van Clixz. Hierbij wordt het type melding automatisch gecategoriseerd en ingedeeld bij de juiste ploeg. De buitendienstmedewerkers van Onderhoud Enschede zien via Connect, de mobiele werkbon applicatie van Sigmax, welke meldingen er zijn en hebben op die manier alle benodigde informatie bij de hand.

“De buitendienstmedewerkers kregen voorheen ‘s ochtends papieren werkbonnen mee waarop de meldingen stonden. Hierop vulden ze dan het aantal gewerkte uren en de verbruikte materialen in. Als er tussentijds een spoedmelding kwam, moest de buitendienstmedewerker eerst weer naar kantoor komen om een papieren werkbon op te halen. Hierdoor ging veel kostbare tijd verloren”, aldus Bos.

Innovatieve manier van werken

Tegenwoordig worden meldingen op de meest efficiënte manier ingepland en werkt de buitendienst geheel digitaal. William vertelt: “In Connect zien buitendienstmedewerkers alle meldingen die ingepland staan voor die dag inclusief bijbehorende details. Daarnaast registreren ze het aantal gewerkte uren, het verbruikte materieel en maken ze foto’s van de situaties. Doordat deze informatie nu digitaal en op één centrale plek wordt verzameld gaat de facturatie sneller en doen we meer meldingen per dag. Bovendien kun je via het planbord de voortgang van alle meldingen zien.”

Korte lijnen

Over de samenwerking met Clixz en Sigmax is de Hoofduitvoerder Civiel tevreden: “De lijnen zijn kort en het is prettig om vaste contactpersonen te hebben. De consultants kennen onze processen goed en vertalen dit naar een configuratie die perfect aansluit”, aldus Bos.

Onderhoud Enschede heeft inmiddels meer dan 5000 meldingen succesvol afgerond via het nieuwe planbord en Connect. Bos: “We zijn al tevreden met de digitaliseringsslag die we hebben gemaakt. De komende maanden gaan we samen met Clixz en Sigmax de urenboekingen buiten werktijd en de koppeling met het boekhoudsysteem verder optimaliseren.”

Onlangs heeft Kemkens de koppeling tussen 2Solar en het ClixzPlatform in gebruik genomen.

Waar het ClixzPlatform voor veel uiteenlopende zaken wordt ingezet is 2Solar sterk in het uitbrengen van zon gerichte offertes. Met de koppeling tussen 2Solar en het ClixzPlatform worden nu de voordelen van beide systemen benut!

Met de koppeling is het nu mogelijk om het proces van leads tot succesvolle offertes op te volgen in ClixzPlatform. Voorheen was het nodig om leads/sales los van elkaar te behandelen. Bij Kemkens is het nu mogelijk om de lead opvolging en het aanmaken van offertes in het Platform uit te voeren.

Indien de lead leidt tot een offerte zal er vanuit het ClixzPlatform een signaal gestuurd worden om een gekoppelde offerte in 2Solar te maken. In 2Solar worden specifieke zaken ingevoerd en berekend zoals bijvoorbeeld het legplan, de besparing en de terugverdientijd. Alle relevante gegevens vanuit 2Solar worden weer terug gesynchroniseerd naar het Platform.

 

Op deze wijze kan er dus gebruik gemaakt worden van de zon gespecialiseerde functionaliteiten in 2Solar, maar kan de opvolging en uiteindelijk opdracht tot order vanuit het ClixzPlatform gedaan worden. Een voorbeeld hiervan is de offerte lay-out zoals deze nu al bij Kemkens bekend is aanvullen met gegevens uit 2Solar:

 

De laatste weken is er samen hard gewerkt aan de koppeling. Aansluitend daarop zal er de komende weken nog hard gewerkt worden aan verbeteringen. Dit waren pas de eerste stappen maar er is nog genoeg ruimte voor verbeteringen!

 

In de nieuwsbrief van november van vorig jaar hebben we u verteld dat Clixz is begonnen aan het implementeren van de informatiebeveiligingsmaatregelen die ISO 27001 voorschrijft, om zo een certificaat te kunnen behalen. In deze nieuwsbrief willen we u daar over bijpraten.

De afgelopen maanden hebben we alle eisen in kaart gebracht en deze geprojecteerd op Clixz. Zo hebben we een gewenste situatie geschetst en zijn we aan de slag gegaan met het schrijven van de documentatie en de procedures. Eind maart hebben we een eerste finale versie van de documentatie en de procedures afgerond. In gesprekken met een gecertificeerde auditor hebben we gekeken naar de beste vervolgstappen voor Clixz wat betreft de certificering.

In overleg heeft Clixz gekozen voor een Third Party Memorandum (TPM). Een TPM gaat in op een subset van ISO 27001-beheersmaatregelen die relevant zijn voor de Clixz organisatie en haar klanten. De komende tijd gaat Clixz onderzoek doen naar de best passende subset beheersmaatregelen en daar zal Clixz officieel op geaudit worden. Als Clixz die test doorstaan heeft komt Clixz in aanmerking voor het TPM-certificaat.

Uiteraard zullen we u in een volgende nieuwsbrief weer een update geven!

Nadat Friso zijn studie Business IT & Management aan Avans heeft afgerond heeft hij in 2020 zijn weg naar Clixz gevonden. Hoewel sommige mensen de studententijd zien als de mooiste tijd uit het leven, doen wij er samen met Friso bij Clixz graag nog een schepje bovenop!

Binnen zijn huidige functie als technisch/functioneel consultant is hij de schakel tussen de vraagstukken van de klanten en de technische mogelijkheden die onze ontwikkelaars aanbieden. Met empathie, probleemoplossend vermogen en een technische achtergrond gaat hij dagelijks de uitdaging aan in het innoveren van ons ClixzPlatform. Privé is Friso een fanatiek skiër, graag aan de Spaanse Costa te vinden en hij mist geen enkele wedstrijd van zijn favoriete voetbalclub NAC Breda.

“Nieuwe architectuur, features én integratie Google maps…”

 

Smeba Brandbeveiliging in Wijchen is al een aantal jaar een intensieve gebruiker van ons planbord. Het planbord stond gekoppeld aan het voormalig CRM van Ritense en eind vorig jaar is bij Smeba een groot project opgezet om de nieuwe versie van Ritense in gebruik te nemen en daarmee tevens de koppeling te leggen naar het planbord. Deze mogelijkheid is direct aangegrepen om tevens de implementatie van ons nieuwe planbord door te voeren en een aantal nieuwe features en verbeteringen in te voeren.

 

Eind 2020 zijn we in samenwerking met Smeba en Ritense intensief aan het werk gegaan om de volledige omgeving te implementeren. Hierbij is zowel de programmatuur van het planbord als de interface architectuur volledig vernieuwd. Mede door het inzetten van een slimme staging structuur voor de koppelingen tussen Ritense, het planbord en uitgaande output (mail/sms), is de volledige oplossing toekomst proof, transparant en beheersbaar!

Nu zijn we de afgelopen tijd alweer druk bezig om tevens de Engelse vestiging van het moederbedrijf Moyne Roberts klaar te maken voor live-gang. De ins en outs van dit project zullen volgen in een volgende versie van onze nieuwbrief.

 

Nieuwe mogelijkheden

Door de implementatie van het nieuwe planbord en het doorvoeren van een aantal verbeteringen zijn de planners van Smeba nu in staat om het werk nóg efficienter uit te voeren. Onder andere door de mogelijkheid om orders dynamisch maar toch flexibel te kunnen clusteren kun je plan-efficiëntie en klant-voorkeuren hand in hand nemen. Daarnaast bieden (persoonlijke) filter-sets de mogelijkheid om een planner een helder overzicht te bieden van de uit te voeren taken en subsets te creëeren om een monteur optimaal in te kunnen plannen!

Door de (optionele) integratie van Google Maps zijn we nu in staat om reistijden en routes optimaal te berekenen en te plannen. De flexibele schakeling tussen zgn. standaard óf advanced berekening biedt de mogelijkheid om de kracht van Google te benutten, tevens voor file/route informatie voor een optimale planning!

 

Gebruikte technieken:

Plansyteem:

  • Intelly Planning,

Middleware applicatie:

  • Intelly Connectivity,

Distributiemedia systemen (communicatie):

  • REST (JSON)
  • SOAP (XML)

Beveiliging:

  • OAuth 2.0 (Auth0)
  • Basic Auth

Proces / storage medium:

  • Staging structuur MSSQL